Benchmarking

Benchmarking beschreibt den systematischen Leistungsvergleich zwischen Verwaltungseinheiten und/oder privaten Organisationen mit dem Ziel, von den Besten zu lernen.

Unter der Leitung des Statistischen Amtes entstanden in den letzten Jahren eine ganze Reihe von Benchmarkingprojekten zwischen ähnlichen Organisationen. Neue Teilnehmende sind jederzeit willkommen. Gerne entwickeln wir bei Interesse mit Ihnen zusammen neue Projekte, suchen geeignete Benchmarkingpartner und stehen für weitere Auskünfte zur Verfügung.

Entstehung eines Benchmarking-Projekts

Der Anstoss geht meist von einer Gruppe interessierter Institutionen, Gemeinden oder Verwaltungseinheiten aus. Im Idealfall bestehen bereits klare Vorstellungen über geeignete Referenzorganisationen und die zu vergleichenden Prozesse. Idealerweise wird eine Projektgruppe mit maximal sieben Mitgliedern gebildet, welche die zu untersuchenden Prozesse und die geeigneten Indikatoren festlegt. Aufgabe der Projektleitung ist die Moderation des Benchmarking-Prozesses. Fachwissen und Erfahrung bringen die Experten aus den beteiligten Organisationen ein. Das Ergebnis ist ein Konzept, das ausser den zu untersuchenden Prozessen, Indikatoren und Meilensteinen auch die gemeinsame Kommunikation der Ergebnisse festlegt.

Datenbeschaffung

Die Daten können aus den Beständen der beteiligten Benchmarkingpartner stammen oder mittels einer Befragung erhoben werden. Die Projektleitung organisiert die Datenerhebung.

Datenanalyse und Umsetzung

Die anschliessende statistische Datenanalyse wird in einem ersten provisorischen Bericht zusammengefasst und den Benchmarking-Partnern an einem Roundtable vorgestellt. Erfahrungsgemäss wird dort intensiv diskutiert, wie die aufgezeigten Unterschiede zu erklären sind und wie die jeweilige Best Practice ausgestaltet ist. Diese Erkenntnisse nehmen die Teilnehmenden mit in ihre Organisationen und diskutieren diese wiederum mit ihren Mitarbeitenden. Bilateral finden weitere Abklärungen zwischen den Organisationen statt, um die unterschiedlichen Resultate näher zu beleuchten. Dadurch wird ein Prozess ausgelöst, der das Preis-/Leistungsverhältnis von Dienstleistungen optimieren sowie die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden erhöhen soll. Die Projektleitung unterstützt die Beteiligten auch in dieser Phase. Die Verabschiedung und Umsetzung konkreter Massnahmen ist jedoch Aufgabe der Benchmarkingpartner.

Controlling

Um den Grad und die Wirkung von Veränderungen zu überprüfen, sollten die Messungen periodisch wiederholt werden. Dabei ist zu ermitteln, ob sich die beabsichtigten Verbesserungen tatsächlich eingestellt haben. Oft wird in einer zweiten Runde auch das Indikatoren- und Teilnehmerset erweitert und verbessert. Dadurch können die Ergebnisse nochmals verfeinert und die Ursachen von Unterschieden genauer erfasst werden.