Benchmarking beschreibt den systematischen Leistungsvergleich zwischen Verwaltungseinheiten und/oder privaten Organisationen mit dem Ziel, von den Besten zu lernen. Dieser Prozess verbessert die Zielorientierung und Steuerung von Amtsstellen und Betrieben, indem die Best Practice, also die sukzessive Annäherung der eigenen Leistungserstellung an den jeweils höchsten Entwicklungsstand, zur zentralen Orientierungsgrösse wird.

Unter der Leitung des statistischen Amtes laufen mehrere langjährige Benchmarkingprojekte zwischen ähnlichen Institutionen (vgl. Projektübersicht). Neue Teilnehmende sind jederzeit willkommen. Gerne entwickeln wir bei Interesse mit Ihnen zusammen neue Projekte, suchen geeignete Benchmarkingpartner und stehen Ihnen für weitere Auskünfte zur Verfügung.

Ablauf eines BM-Projektes
Aufgrund der methodischen Weiterentwicklung des Benchmarking-Ansatzes und den in den diversen Projekten gewonnenen Erfahrungen etablierte sich ein Standardprozess für die Akquisition von Benchmarking-Partnern, die Konzeption und Durchführung entsprechender Projekte.

Konzeption
Der Anstoss zu einem Benchmarking-Projekt geht meist vom jeweiligen Auftraggeber aus. Im Idealfall bestehen bereits klare Vorstellungen über geeignete Referenzorganisationen und die zu vergleichenden Prozesse. Die Referenzorganisationen sind zu kontaktieren und für das Projekt zu gewinnen. Idealerweise wird eine Projektgruppe mit maximal sieben Mitgliedern gebildet, welche die zu untersuchenden Prozesse und die geeigneten Indikatoren exakt festlegt. Aufgabe des Benchmarking Teams ist die Moderation des Benchmarking-Prozesses. Fachwissen und Erfahrung bringen die Experten aus den beteiligten Organisationen ein. Das Ergebnis ist ein Konzept, das für die Gesamtdauer des Projekts gültig ist. Dieses beinhaltet ausser den zu untersuchenden Prozessen, Indikatoren und Meilensteinen bereits die gemeinsame Kommunikationspolitik.

Datenbeschaffung
Da die Daten an verschiedenen Stellen zusammen getragen werden, ist es von grösster Bedeutung, dass alle einbezogenen Sachbearbeiter und Controller die Daten identisch interpretieren und termingerecht bereitstellen. Definitionsblätter und Fragen-/Antwortenkataloge fördern ein gemeinsames Verständnis und damit die Vergleichbarkeit der Daten. Meist wird auf dem Internet eine Erfassungsmaske bereitgestellt, welche das Erfassen der Daten erleichtert. Schon im Vorfeld sollten die Beteiligten für das Projekt gewonnen und überzeugt werden, dass die Datenerhebung einem sinnvollen Zweck dient und die Ergebnisse allen zugute kommen.

Datenanalyse und Umsetzung
Die anschliessende statistische Datenanalyse benötigt rund die Hälfte des kalkulierten Projektaufwands und wird in einem ersten provisorischen Bericht zusammengefasst. Dieser Bericht wird an einem gemeinsamen Roundtable den Benchmarking-Partnern vorgestellt. Erfahrungsgemäss wird dort intensiv diskutiert, wie die aufgezeigten Unterschiede zu erklären sind und wie die jeweilige Best Practice ausgestaltet ist. Diese Erkenntnisse nehmen die Teilnehmenden mit in ihre Organisationen und diskutieren diese wiederum mit ihren Mitarbeitenden. Bilateral finden weitere Abklärungen zwischen den Organisationen statt, um die unterschiedlichen Resultate näher zu beleuchten (so genannte Begehungen). Dadurch wird ein Prozess ausgelöst, der das Preis-/Leistungsverhältnis von Dienstleistungen optimieren sowie die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden erhöhen soll. Das Benchmarking Team unterstützt die Beteiligten auch in dieser Phase. Die Verabschiedung und Umsetzung konkreter Massnahmen ist jedoch Aufgabe der Amtsführung.

Controlling
Um den Grad und die Wirkung von Veränderungen zu überprüfen, sollten in einem Zeitraum von ein bis zwei Jahren die Messungen wiederholt werden. Dabei ist zu ermitteln, ob sich die beabsichtigten Verbesserungen tatsächlich eingestellt haben. Oft wird in einer zweiten Runde auch das Indikatoren- und Teilnehmerset erweitert und verbessert. Dadurch können die Ergebnisse nochmals verfeinert und die Ursachen von Unterschieden genauer erfasst werden.Zum systematischen Leistungsvergleich zwischen ähnlichen Institutionen bestehen bereits mehrere langjährige Benchmarkingprojekte (=systematischer Leistungsvergleich zwischen ähnlichen Organisationen mit dem Zweck, von den Besten zu lernen). Neue Teilnehmende sind jederzeit willkommen. Gerne entwickeln wir bei Interesse mit Ihnen zusammen neue Projekte, suchen geeignete Benchmarkingpartner und stehen Ihnen für weitere Auskünfte zur Verfügung.